Echéancier

Principales tâches à accomplir dans le cadre du Stage et du Travail de Fin d’Etudes (TFE)

Remarque à l’attention des étudiants : la date d’échéance marque la fin du délai. Cela ne signifie donc pas qu’il faille attendre cette date pour remplir l’obligation. Au contraire, il est vivement conseillé de s’y prendre à l’avance.

Tâches à réaliser Echéance
Informer au promoteur, via un questionnaire en ligne, le sujet  de TFE. Q1: 25 octobre 2019

Q2: 21 février 2020

Communiquer au promoteur, via un questionnaire en ligne, le titre définitif de TFE pour approbation finale. Q1: 29 novembre 2019

Q2: 24 avril 2020

Déposer au secrétariat la version définitive du TFE. Q1: au plus tard 6 janvier 2020 à 12h

Q2: au plus tard 25 mai 2020 à 12h

2e session: 18 août 2020 à 12h

Examen oral Dates communiquée environ 1 mois avant la date de passage

Assurances

La compagnie couvre uniquement :

> le voyage aller-retour domicile – lieu du stage,

> le stage réel dans l’entreprise, sur le lieu du stage (heures de travail) et pas ce qui sort de ce cadre. N’est donc pas couvert tout ce qui relève de la vie privée, par exemple : les accidents survenus dans le cadre du logement en famille, en appartement ou lors d’activités le soir ou le week-end, etc.

Echéances

Documents administratifs à remettre au(x) coordonnateur(s) des cours de langues :

> avant le 23 novembre 2018 : la fiche de renseignements « Stage de langues » et avant le 25 octobre 2018 pour les stages de 15 semaines.

Pour le non-respect de cette échéance, l’étudiant(e) sera pénalisé(e) à raison de 10 points pour la note « Stage en entreprise ». Ensuite, une pénalité supplémentaire de 10 points par mois de retard. Si le formulaire « fiche de renseignements stage langues » n’est pas envoyé un mois au moins avant le début du stage (1 mars 2019), le stage ne pourra avoir lieu et sera reporté pour des raisons d’organisation interne.

> avant le 14 décembre 2018 : la convention dûment complétée et signée en trois exemplaires

Pour le non-respect de cette échéance, l’étudiant(e) sera pénalisé(e) à raison de 10 points pour la note « Stage en entreprise ».

Après le 17 janvier 2019, une pénalité supplémentaire de 10 points sera appliquée si un des deux (ou les deux) documents n’est / ne sont toujours pas arrivé(s) à bon port.

Rapport écrit : (sauf en cas d’accord particulier pris avec le promoteur de stage, par exemple en cas de stage tardif, …)

> avant le 19 mai 2019 : remise de la première version (imprimée ou par mail) du rapport écrit au promoteur de stage en personne. En fonction de la date de la défense orale, cette date peut être retardée.

Le non-respect de cette échéance entraîne une pénalité de 10 points pour la note « Rapport écrit ».

> au plus tard le 23 mai 2019 : remise du rapport définitif, d’une copie et de la première version à déposer au secrétariat. En fonction de la date de la défense orale, cette date peut être retardée.

Le non-respect de cette échéance entraîne une pénalité de 10 points pour la note « Rapport écrit ».

Quelques conseils

1. Effectuez les premières démarches le plus rapidement possible.

2. Mettez à profit la période de vacances d’été pour finaliser votre stage, même en cas de seconde session ou de passage conditionnel.

3. Soyez conscients que la charge de travail en 3e année est très importante puisque concentrée sur un quadrimestre et laisse peu de temps pour rechercher un stage.

4. Méfiez-vous des contacts établis grâce à Internet, certains peuvent s’avérer beaucoup moins intéressants qu’il n’y paraissait de prime abord; il s’agit souvent de véritables arnaques. En tout cas, n’acceptez jamais un stage pour lequel on vous demande de payer d’avance une somme importante et ne signez aucun autre type de contrat que notre convention sans nous le soumettre. Utilisez plutôt les contacts via la famille, les connaissances, les amis et n’hésitez pas à demander l’aide de vos parents !

5. Lorsque vous pensez avoir trouvé un stage (par exemple après un « oui » lors d’une interview ou d’un contact téléphonique), si vous attendez une confirmation écrite (en réponse à votre mail), une description du travail que l’on vous demandera d’effectuer, ou plus important encore, si vous attendez que l’on vous renvoie votre convention signée, NE LAISSEZ PAS PASSER LE TEMPS !!! Après quelques jours sans réaction, TELEPHONEZ sur place, RELANCEZ les gens le plus régulièrement possible ! Ils ont beaucoup de travail dans les entreprises et risquent bien de vous oublier et si vous attendez un mois ou deux, vous pourriez bien vous retrouver avec… rien du tout !!

L’évaluation

Le stage est noté sur 600 points répartis comme suit :

1. stage en entreprise (y compris le séjour) : 200 points

2. rapport écrit de stage : 200 points

3. défense orale du stage : 200 points

La notation du stage est de la seule et entière responsabilité du promoteur de stage Henallux-IESN qui prend sa décision après un contact avec l’entreprise, lecture du rapport et défense du rapport devant jury.

Modalités pratiques, administratives et autres règles à respecter

Un bon stage de langues est un stage durant lequel l’étudiant(e) est mis(e) en immersion totale. Sont donc formellement exclus :

> les retours à domicile (en cas de force majeure, avant tout prévenir le promoteur de stage),

> les stages impliquant plusieurs étudiant(e)s de la Henallux-IESN au même endroit, et a fortiori dans le même service,

> le logement de plusieurs étudiant(e)s de la Henallux-IESN au même endroit.

En acceptant un stage, l’étudiant(e) se place dans certaines circonstances que nous sommes parfois bien obligés d’accepter et celles-ci détermineront l’appréciation du promoteur de stage et donc le résultat final.

L’étudiant(e) peut soumettre pour relecture et correction la / les première(s) lettre(s) de demande de stage aux professeurs de langues des classes respectives de 3e Marketing.

De même, l’étudiant(e) est prié(e) d’être poli(e) dans ses mails avec les responsables en entreprise ET avec son/sa promoteur de stage IESN. Toute infraction à cette règle pourra provoquer une pénalité.

Fonctionnement administratif :

Tous les étudiants de 3ième marketing (y compris les étudiants en Erasmus) veilleront à être en possession de leurs identifiants pour accéder au portail. C’est par ce biais qu’ils/ elles recevront les informations de leurs responsables de stage. L’étudiant(e) complètera et enverra le formulaire « fiche de renseignements stage langues » prévu avant le 24 novembre 2018.  Si le responsable des stages langues ne s’oppose pas à la proposition de stage (destination et activité), l’étudiant(e) veillera à télécharger la convention de stage sur Moodle, l’imprimer en trois exemplaires à compléter et signer lui-même / elle–même et à faire signer par un responsable au sein de l’entreprise puis (en dernier lieu) par le Directeur de Catégorie (si cela se fait par mail : un seul exemplaire qui sera ensuite copié).

Les trois exemplaires de la convention seront remis en mains propres (ou un exemplaire scanné et envoyé par mail) au responsable des stages langues avant le 14 décembre 2018.

L’étudiant(e) veillera à récupérer les deux exemplaires, signés par la direction, l’un destiné à l’entreprise et l’autre à lui-même / elle–même. Ce n’est qu’à partir de ce moment que le stage est considéré comme définitif. Il est impératif de respecter ces dates pour permettre aux coordonnateurs de désigner les promoteurs de stages et au secrétariat de planifier l’envoi des courriers aux entreprises un certain temps avant l’arrivée des stagiaires.

Dans le cas d’un stage combiné (15 semaines), l’étudiant(e) remplit les deux formulaires (marketing et langues). L’approbation par les professeurs de marketing doit être confirmée par la coordination langues. De même, ils feront signer une convention commune dans la langue cible du stage.

Les étudiants en échange Erasmus au 1er semestre de la 3ème année doivent respecter les échéances comme les autres.

L’étudiant(e) prendra en considération toutes les contraintes d’un séjour à l’étranger avant de prendre une décision. (Certains étudiants ont eu des problèmes à la douane pour entrer au Canada et aux USA. Nombreuses formalités (visite médicale dans centre agréé …) pour l’Australie, etc.). Il a tout intérêt à s’y prendre au moins trois mois à l’avance et peut se renseigner auprès du service Relations Internationales pour demander conseil. De même des bourses peuvent être octroyées pour des stages à l’étranger de plus de 9 semaines.

L’étudiant(e) rencontrera personnellement – ou pour une destination éloignée établira un contact avec – le/la responsable de l’entreprise qui supervisera son stage afin de définir avec lui/elle les tâches qui lui seront assignées. Dès qu’il/elle saura quel promoteur de stage IESN lui a été attribué, l’étudiant(e) prendra également contact avec lui/elle, afin de connaître ses exigences particulières. Les adresses mail des promoteurs de stage peuvent être trouvées via la liste des utilisateurs sur le portail.

Et si tout ne se passe pas comme prévu sur place ?

En cas de désistement d’un stage confirmé, l’étudiant(e) devra exposer par écrit les motifs dudit désistement à son promoteur de stage (dans le cas où ce dernier a déjà été désigné) et au responsable des stages langues, les rencontrer et analyser avec eux la situation.

En cas d’autorisation de changement de stage, l’étudiant(e) recherchera dans les plus brefs délais un stage dans une autre entreprise. Il / Elle est également tenu(e) de respecter le prescrit de la présente procédure.

Ne pas prendre d’initiatives (changement de dates, de lieu,…) sans l’autorisation du responsable ou du promoteur de stage (sous peine de pénalité à raison de 10 points pour la note « Stage en entreprise »).