Modalités pratiques, administratives et autres règles à respecter

Un bon stage de langues est un stage durant lequel l’étudiant(e) est mis(e) en immersion totale. Sont donc formellement exclus :

> les retours à domicile (en cas de force majeure, avant tout prévenir le promoteur de stage),

> les stages impliquant plusieurs étudiant(e)s de la Henallux-IESN au même endroit, et a fortiori dans le même service,

> le logement de plusieurs étudiant(e)s de la Henallux-IESN au même endroit.

En acceptant un stage, l’étudiant(e) se place dans certaines circonstances que nous sommes parfois bien obligés d’accepter et celles-ci détermineront l’appréciation du promoteur de stage et donc le résultat final.

L’étudiant(e) peut soumettre pour relecture et correction la / les première(s) lettre(s) de demande de stage aux professeurs de langues des classes respectives de 3e Marketing.

De même, l’étudiant(e) est prié(e) d’être poli(e) dans ses mails avec les responsables en entreprise ET avec son/sa promoteur de stage IESN. Toute infraction à cette règle pourra provoquer une pénalité.

Fonctionnement administratif :

Tous les étudiants de 3ième marketing (y compris les étudiants en Erasmus) veilleront à être en possession de leurs identifiants pour accéder au portail. C’est par ce biais qu’ils/ elles recevront les informations de leurs responsables de stage. L’étudiant(e) complètera et enverra le formulaire « fiche de renseignements stage langues » prévu avant le 24 novembre 2018.  Si le responsable des stages langues ne s’oppose pas à la proposition de stage (destination et activité), l’étudiant(e) veillera à télécharger la convention de stage sur Moodle, l’imprimer en trois exemplaires à compléter et signer lui-même / elle–même et à faire signer par un responsable au sein de l’entreprise puis (en dernier lieu) par le Directeur de Catégorie (si cela se fait par mail : un seul exemplaire qui sera ensuite copié).

Les trois exemplaires de la convention seront remis en mains propres (ou un exemplaire scanné et envoyé par mail) au responsable des stages langues avant le 14 décembre 2018.

L’étudiant(e) veillera à récupérer les deux exemplaires, signés par la direction, l’un destiné à l’entreprise et l’autre à lui-même / elle–même. Ce n’est qu’à partir de ce moment que le stage est considéré comme définitif. Il est impératif de respecter ces dates pour permettre aux coordonnateurs de désigner les promoteurs de stages et au secrétariat de planifier l’envoi des courriers aux entreprises un certain temps avant l’arrivée des stagiaires.

Dans le cas d’un stage combiné (15 semaines), l’étudiant(e) remplit les deux formulaires (marketing et langues). L’approbation par les professeurs de marketing doit être confirmée par la coordination langues. De même, ils feront signer une convention commune dans la langue cible du stage.

Les étudiants en échange Erasmus au 1er semestre de la 3ème année doivent respecter les échéances comme les autres.

L’étudiant(e) prendra en considération toutes les contraintes d’un séjour à l’étranger avant de prendre une décision. (Certains étudiants ont eu des problèmes à la douane pour entrer au Canada et aux USA. Nombreuses formalités (visite médicale dans centre agréé …) pour l’Australie, etc.). Il a tout intérêt à s’y prendre au moins trois mois à l’avance et peut se renseigner auprès du service Relations Internationales pour demander conseil. De même des bourses peuvent être octroyées pour des stages à l’étranger de plus de 9 semaines.

L’étudiant(e) rencontrera personnellement – ou pour une destination éloignée établira un contact avec – le/la responsable de l’entreprise qui supervisera son stage afin de définir avec lui/elle les tâches qui lui seront assignées. Dès qu’il/elle saura quel promoteur de stage IESN lui a été attribué, l’étudiant(e) prendra également contact avec lui/elle, afin de connaître ses exigences particulières. Les adresses mail des promoteurs de stage peuvent être trouvées via la liste des utilisateurs sur le portail.

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